Ділова переписка. Пишемо діловий лист.

Ділова переписка у сучасному світі бізнесу – важлива складова частина успіху. Співробітники будь-якої організації щодня стикаються з необхідністю складати власну ділову кореспонденцію і відповідати на вхідну.

Ділове листування має свою широку класифікацію: офіційна, особиста, зовнішня, внутрішня, по цілі формі написання і відправлення.

Однієї з компетенцій сучасного працівника є уміння грамотно написати діловий лист: подяка, запит, підтвердження, гарантію, претензію, прес-реліз, вітання, рекомендацію та інші.

Розглянемо основні кроки в написанні ділового листа.

Культура ділового спілкування -- це і оформлення листа, і грамотність тексту, і коректність вживання слів і виразів. Тому краще всього спочатку використовувати чернетку, щоб потім перевірити себе і виключити неприємні непорозуміння.

Структура ділового листа включає: звернення до адресата, преамбулу, основний текст, висновок.

Ділова переписка не допускає звернення на «ти». Тому найчастіше звернення починається зі слів «Шановний (а) ...». Продовження обігу залежить від багатьох факторів. Ім'я-по батькові керівника вживається у разі особистого знайомства (проте нерідко використовується в листах на ім'я керівника державного органу). До керівника комерційної організації припустимо звернутися зі словом «пан» і додати прізвище без ініціалів. Якщо вам невідомі звання військовослужбовців або точну назву посад керівних працівників, краще їх не вживати. У такому разі ім'я-по батькові адресата буде виглядати коректніше, ніж помилка.

Преамбула потрібна для того, щоб в кількох словах показати мотивацію і мета листа. Для цього споживаними виразами є: відповідно До ... (назва документа, нормативного джерела), В цілях ..., У відповідь на ..., На підтвердження ..., У порядку надання..., У зв'язку з .... та інші відповідні словосполучення.

Далі складаємо основний текст, який повинен у кількох абзацах (два-чотири) прояснити вашу позицію, думка, прохання. Необхідно погоджувати текстову інформацію з формою обличчя, від якого ведеться розповідь. Юридична особа частіше використовує єдине і множинне число третьої особи, а фізичні особи передають інформацію від єдиного і множинного числа першої особи. Пропозиції повинні бути послідовними, логічними, щоб в адресата склалася цілісна картина того, про що ви хочете написати. Текст листа не повинен тлумачитися двояко. Діловий лист має висвітлювати один предмет або питання, а також не перевищувати двох сторінок.

У висновку необхідно ще раз коротко узагальнити мета листа.

Правила ведення ділової переписки передбачають чітке оформлення ділових листів. Після того, як текст листа перевірений, відредагований, узгоджений, необхідно його грамотно оформити.

Бланку ділового листа містить інформацію про організацію: назва, фізична адреса, телефон, факс, веб-сайт і e-mail , а також реєстраційний номер та інші необхідні реквізити.

Діловий лист обов'язково передбачає поля: ліворуч – три сантиметри, праворуч – один-півтора сантиметри.

Шрифт найчастіше використовується Times New Roman, 12-й (14-й) розмір кегля, одиничний (полуторний) інтервал між рядками.

Шапка ділового листа у верхньому правому куті містить відповідь на питання «Кому адресовано лист»: керівникові, директорові, адміністрації і т. д. із зазначенням посади, назви підприємства, прізвища та ініціалів.

Якщо лист містить додатки, які оформляються на окремих аркушах, необхідно вказати їх кількість перед підписом відправника.

Необхідною частиною ділового листа є інформація про виконавця, причому прізвище, ім'я, по батькові повинні бути дані повністю, а також контактний телефон, за яким найкраще зв'язатися з конкретним працівником.

Ділове листування повинна зберігатися в порядку, так як є важливим доказом діяльності підприємства з даного питання.