Правила ділової переписки

 Успіх у бізнесі залежить від безлічі факторів. Один з них – вміння вибудовувати відносини з клієнтами і партнерами.

Спілкування в діловому середовищі побудовано з урахуванням певних правил і норм, які називаються етикетом. Завдяки дотриманню простих приписів взаємодія йде швидше, менше виникає конфліктних ситуацій.

Правила ділового етикету поширюються як на особисте спілкування, так і на листування. Їх дотримання сприяє взаєморозумінню. Більш того, слідуючи нормам етикету, ви продемонструєте повагу до співрозмовника, а також зацікавленість в успіху взаємодії.

Як написати діловий лист

Для початку необхідно вибудувати грамотну структуру вашого повідомлення.

Правила ділової переписки припускають, що лист починається зі звернення, далі слідує короткий вступ, основний текст, закінчення, підпис, постскриптум, якщо необхідно. Потім можуть бути програми. Якщо мова йде про електронному листі, то всі об'ємні документи краще пересилати у вкладеному файлі, згадавши про це в повідомленні.

Звернення

Повідомлення можна почати зі слова «шановний». Але пам'ятайте, що в цьому випадку в кінці листа не потрібно писати «з повагою». Ще один варіант – звичайне привітання. Звернення необхідно розмістити по центру сторінки.

У нашій країні найкраще називати людину на ім'я та по батькові. Якщо ви не знайомі з одержувачем особисто, можна звернутися до нього так: «Шановний пане Іванов».

Введення

У вступі до основного тексту потрібно коротко викласти мета листа. Ця частина не повинна перевищувати двох пропозицій.

Основний зміст

У 2-3 абзацах необхідно описати ситуацію, ваші думки і побажання, а також задати питання.

Висновок

Правила ділової переписки вимагають у висновку призвести коротке резюме усього сказаного вище. Лист зазвичай закінчують стандартними фразами, наприклад: «З повагою», «Щиро Ваш», «З вдячністю», і так далі. Вкажіть ваше прізвище, ім'я та по батькові, не забудьте про посаду.

Постскриптум

Постскриптум зазвичай пишуть в крайніх випадках, якщо забули вказати щось важливе, або необхідно повідомити одержувача про подію, яка відбулася вже після написання листа.

Оформлення

Лист має бути грамотним, акуратно оформленим. Обов'язково наявність полів. Праворуч відступ повинен бути не менше трьох сантиметрів, а зліва приблизно півтора. Виділіть абзаци, щоб текст було простіше читати. Використовуйте шрифт Times New Roman 12-го кегля.

Добре, якщо ви використовуєте символіку організації. Якщо ви пишете на офіційному бланку, обов'язково зверніть увагу на те, щоб у колонтитулах було вказано назву компанії, контактна інформація, платіжні реквізити і логотип.

Правила ввічливості

Правила ділової переписки – це не тільки використання стандартного оформлення документа. Будь офіційний лист передбачає коректне висловлення своїх думок, навіть якщо ви пишете його, щоб виразити претензію.

Не можна починати лист з відмови, зі слова «ні» або частки «не». Спочатку необхідно пояснити причини такого рішення. Якщо можливо, запропонуйте альтернативні варіанти виходу з ситуації.

Не потрібно нав'язувати людині способи вирішення питання. Це може мати зворотну дію.

Щоб показати, що лист термінове, можна попросити одержувача надіслати відповідь до певного числа. Не треба квапити його у різкій формі.

Намагайтеся не робити натяків на можливу некомпетентність людини, який буде читати лист, так як це буде звучати образливо.

Отже, ми розглянули основні прийоми того, як написати офіційний лист.

Дотримання цієї інструкції зробить ваше ділове спілкування простіше і успішніше, а ви зарекомендуєте себе як ввічливого і коректного людини.

Перераховані вище правила ділової переписки підходять як для паперових документів, так і для електронних повідомлень.