Основа, стилі та структура переговорів

У житті кожної людини переговори відіграють важливу роль. Щодня людям доводиться домовлятися про що-небудь на роботі і в побуті. Велике значення переговори мають у житті бізнесменів, так як від такого ділового спілкування залежить успіх діяльності, а в подальшому і фінансовий дохід.

Однак мало зустрітися з людиною і почати з ним розмову. Досвідчені бізнесмени стверджують, що необхідно знати структуру ділових переговорів, стилі їх ведення та інші нюанси. Це все може допомогти в ті хвилини, коли існує необхідність переконати партнерів або домовитися до чого-небудь.

Далі в статті буде докладно розглянута структура ведення переговорів, будуть описані їх етапи і функції. Крім цього, будуть класифіковані стилі ведення переговорів і нюанси ділового спілкування по телефону і з партнерами з інших країн.

Визначення поняття «переговори»

Перш ніж почати вивчати структуру переговорів, необхідно зрозуміти, що вони є і яку роль грають в цілому. Отже, переговори – це ділове спілкування, яке спрямоване на досягнення спільних рішень з обговорюваних питань. Як правило, переговори мають на увазі під собою спілкування людей, які мають схожу думку і переслідують однакові цілі.

Роль переговорів в бізнесі

Слід відрізняти таку комунікацію від тих, коли партнери повністю згодні з переконаннями один одного або, навпаки, налаштовані критично. Адже в першому випадку це вже співробітництво, а в другому - конфронтація. Головна мета переговорів – знайти оптимальні рішення питання для обох сторін та визначити спільний план дій.

Як правило, якщо сторони зустрічаються для цього, вони зацікавлені у співпраці. Тому роль переговорів полягає у налагодженні плідних робочих відносин.

Структура переговорів

Будь-який вид переговорів передбачає однакову структуру. Досвідчені бізнесмени намагаються вибудовувати свою бесіду, слідуючи певним етапам. Такий підхід дозволяє економити час і націлений на успішне спілкування. Отже, структура переговорів включає чотири основних етапи:

  1. Підготовка.
  2. Проведення переговорів.
  3. Завершення переговорів.
  4. Аналіз підсумків.

Кожен з цих етапів однаково важливий у процесі ділового спілкування. Важливо відзначити, що структура процесу ведення міжнародних переговорів абсолютно аналогічна тій, що наведена вище. Проте варто пам'ятати, що спілкування з партнерами з інших країн вимагає додаткової підготовки, так як існує необхідність вивчення традицій, норм спілкування та інших деталей тих людей, з якими доведеться вести переговори. Варто розглянути кожен з них докладним чином.

Перший етап: підготовка

Більшою мірою успіх будь-якого ділового спілкування з партнерами залежить від якості підготовки до переговорів. Фахівці на даному етапі структури ділових переговорів пропонують використовувати наступну модель підготовки:

  1. Визначити предмет переговорів. Важливо розуміти, про що буде йти мова, адже без цього моменту неможливо отримати вигоду від спілкування. Як стверджують досвідчені управлінці, ініціатива завжди виходить від того, хто більш обізнаний в обговорюваній темі.
  2. Слід скласти приблизну програму проведення переговорів. Своєрідний сценарій допоможе передбачити результат спілкування. В залежності від складності переговорів сценаріїв може бути декілька.
  3. Необхідно визначити моменти, в яких можна поступитися партнерам, і ті, в яких поступатися категорично не можна. При цьому необхідно передбачити, що можуть спричинити за собою поступки на користь іншої сторони переговорів.

Така модель досить універсальна. Проте реалізувати такий план дій при підготовці до ділового спілкування неможливо, якщо заздалегідь не були вивчені наступні питання:

  1. Мета переговорів.
  2. Партнер (його позиція на ранці, стан справ тощо).
  3. Предмет переговорів.
  4. Присутні особи на переговорах.
  5. Умови та можливі обстановка.

У процесі підготовки можуть бути задіяно безліч фахівців, однак той чоловік, який буде приймати безпосередню участь у спілкуванні з партнером, зобов'язаний вивчити кожну деталь тієї інформації, яка була заздалегідь зібрана. Варто відзначити, що саме якість підготовки визначає результат прийняття рішень. Наприклад, на першому етапі структури переговорів в продажах вивчається те, що буде пропонуватися клієнту, мету зустрічі, платоспроможність клієнта і інші деталі, які дозволять просунути товар і укласти угоду.

Другий етап: проведення переговорів

Структура переговорів включає у себе на другому етапі наступні методи ведення:

  1. Варіаційний метод. Будується він на основі того, що заздалегідь відома негативна реакція партнера на висунуті умови. Такі переговори можна назвати складними. Тому в ході бесіди слід працювати з тим, щоб знайти оптимальне вирішення питання при диференційованому підході.
  2. Метод інтеграції. Доцільно вдаватися до цього методу тоді, коли партнер зациклений на власних інтересах, але при цьому не враховує нюанси суспільних взаємозв'язків. Даний метод спрямований на те, щоб переконати іншу сторону в доцільності оцінки втрат у разі нехтування громадськими взаємозв'язками. Головна мета застосування цього методу – переконати партнера в тому, що відповідальність за прийняття рішень щодо обговорюваного предмету лежить на всіх сторонах переговорів.
  3. Метод врівноваження. Даний метод передбачає підбір найкращих аргументів, які дозволяють переконати партнера. Це можуть бути факти, статистичні дані, розрахунки та інші Важливо, що при використанні цього методу необхідно стати на місце партнера і оцінювати ситуацію з його боку. Це дозволяє в потрібний момент підібрати найбільш правильну аргументацію.
  4. Компромісний метод. Цей метод має на увазі те, що партнери заздалегідь готові шукати компроміси, а у разі розбіжності поглядів послідовно домагатися угоди. Компромісний метод не передбачає відмову від початкових умов, він спрямований на те, щоб розглянути проблему при використанні всіх можливостей. Варто відзначити, що компромісний метод використовується тоді, коли відмова від переговорів і неможливість укласти певні угоди загрожує двом сторонам несприятливими наслідками.

Стадії переговорів на другому етапі

В цілому можна виділити наступні стадії переговорів, які включає структура переговорів на другому етапі:

  1. Зустріч і вступ у контакт. Переговори починаються вже з того моменту, як відбулася зустріч з партнером, навіть якщо його довелося супроводжувати із аеропорту та вокзалу. Дана стадія може бути не так важлива з точки зору предмета переговорів, але в залежності від того, яке враження справить зустрічаюча сторона на свого партнера, частково залежатиме і результат переговорів.
  2. Початок ділової частини. На цій стадії відбувається залучення уваги партнера до інформації та предмету обговорення.
  3. Передача інформації. Ця стадія має на увазі те, що необхідно переконати другу сторону в тому, що вона вчинить мудро, прийнявши ваші переконання.
  4. Детальне обгрунтування. На цій стадії відбувається аргументація власних ідей і пропозицій. Іншими словами, якщо партнер зацікавлений у пропозиціях, але до кінця не впевнений у чому-небудь, необхідно аргументувати все вищесказане і усунути всі сумніви.

Третій етап: завершення переговорів

Завершальним етапом структури переговорів є обов'язкове підведення підсумків. Якщо хід ділового спілкування був досить позитивним, то завершення переговорів передбачає коротке резюме. Це необхідно для того, щоб кожна зі сторін була впевнена в тому, що все чудово один одного зрозуміли. Після цього обговорюється перспектива нових зустрічей.

В іншому разі коли угод за підсумками переговорів досягти не вдалося, то важливо зберегти суб'єктивний контакт з партнером. Важливо підвести підсумок того, в чому вдалося знайти точки дотику, і проговорити ті моменти, які не влаштовують одну із сторін. Наприкінці ділової зустрічі, яка має негативний результат, важливо не втратити обличчя і постаратися розрядити атмосферу невимушеним і дружнім прощанням. Але ні в якому разі не можна грубо висловлюватися в адресу партнера і різко переривати переговори своїм відходом. Варто пам'ятати, що краще запропонувати обговорити питання трохи пізніше, перенести переговори, підготуватися до них ретельніше і спробувати відшукати такі аргументи, які б дозволили переконати в чому-небудь одному бік.

Четвертий етап: аналіз переговорів

Навіть якщо сторони й розпрощалися, переговори не завершуються на даному етапі. Відбувається це тільки після їх детального аналізу і підготовки звіту. В цілому аналіз необхідний для порівняння цілей ділового спілкування і досягнутого результату, визначення подальших дій і оцінки ситуації, що складається. Аналіз може бути письмовою (якщо цього вимагає ситуація) або мислячою (якщо немає необхідності звітувати перед вищим керівництвом).

Розуміючи структуру переговорів з клієнтами і партнерами, набагато простіше вибудовувати спілкування. Однак, крім цього, необхідно знати і те, якими можуть бути стилі переговорів.

Стилі

В цілому виділяють такі стилі переговорів, як жорсткий, м'який, торговий і співпрацює. Жорсткий стиль передбачає непохитність і концентрацію лише на власних вимогах. М'який є стратегією пристосування. Найчастіше він використовується тоді, коли одній стороні важливіше зберегти доброзичливі стосунки.

Торговий стиль має на увазі під собою принцип компромісу, коли одна сторона йде на поступки, але при цьому «виторговує» для себе певні поступки. Співпрацює стиль – це спілкування, налаштоване на задоволення інтересів двох сторін.

Короткий звід правил ведення переговорів

Фахівці в області ділового спілкування рекомендують дотримуватися такого зводу правил, які допоможуть налагодити спільну мову з будь-яким партнером:

  1. Не можна переходити на особистості і принижувати особистість партнера.
  2. Не можна нехтувати побоюваннями, висловлюваннями і почуттями партнера.
  3. Потрібно не тільки задавати питання, але і пояснювати мету отримання на них відповідей.
  4. Якщо співрозмовник бажає що-небудь уточнити, чи просить повторити сказане, не варто дратуватися. Потрібно намагатися донести інформацію так, щоб всім все було зрозуміло.
  5. Не можна піддаватися емоціям.

Крім цього короткого зводу, варто пам'ятати, що слід якісно готуватися заздалегідь розбирати структуру переговорів і володіти стилями їх ведення. Це все допоможе впоратися із завданням набагато краще.

Правила переконання в переговорах

Існує кілька порад психологів і досвідчених менеджерів, які можуть стати в нагоді в ті моменти, коли існує необхідність у чому-небудь переконати партнера. В першу чергу необхідно навчитися подавати аргументи. Для початку потрібно привести сильний аргумент, потім трохи слабкіше, а в кінці висунути найсильніший, так сказати, козирний аргумент.

У другу чергу потрібно пам'ятати, що не можна ставити співрозмовника в незручне становище або заганяти в кут. Повага – це запорука доброзичливих відносин, а переконати в чому-небудь можна тільки тоді, коли людина налаштований позитивно.

По-третє, важливо, щоб запропоновані аргументи перетиналися з інтересами партнера. У такій ситуації існує велика ймовірність того, що партнер висловить свою згоду.

Телефонні переговори

Іноді доводиться проводити переговори з технічних засобів зв'язку. Звичайно ж, це трохи ускладнює комунікацію, так як стає важче зрозуміти реакцію співрозмовника.

Важливо пам'ятати, що структура телефонних переговорів абсолютно така ж, як і у випадку з особистої діловою зустріччю:

  1. Привітання.
  2. Початок переговорів.
  3. Завершення.
  4. Аналіз.

Загальноприйняті правила ведення переговорів поширюються і на ділові бесіди по телефону. Єдине, що важливо запам'ятати ще – не можна перебивати промову людину по телефону, навіть якщо його слова суперечать чого-небудь.

Висновок

Підводячи підсумок, варто зазначити, що ведення переговорів – це мистецтво, оволодівши яким, можна домогтися всього, що завгодно. Як стало відомо, знаючи 4 етапів структури переговорів, можна передбачити результат ділового спілкування і передбачити безліч кроків партнера.

Найголовніше для досягнення хороших результатів шляхом переговорів – дотримуватися наведених вище правил і поважати тих, з ким доводиться домовлятися про що-небудь.