Як зареєструвати відокремлений підрозділ - особливості, інструкція та вимоги

Якщо компанія працює активно, то з часом настає такий момент, коли їй просто необхідно збільшити кількість своїх територіальних відділень. Всі відкриті офіси, торгові майданчики і склади, що знаходяться за межами адреси реєстрації компанії вимагають проходження реєстрації у вигляді відокремленого підрозділу. Як зареєструвати відокремлений підрозділ, які види бувають? давайте розберемося з цим питанням.

Різновиди відокремлених підрозділів

Якщо слідувати НК РФ ст. 11 п. 2, то до відокремленим підрозділам відносять всі частини компанії, розташовані не за її юридичною адресою, але вони повинні повністю задовольняти таким умовам:

  • повинні бути відкриті терміном понад 30 днів;
  • у них є стаціонарні місця для роботи (достатньо одного).

Обов'язково необхідно правильно розрізняти звичайні відокремлені підрозділи (ВП) та представництва компанії. Останні − це види підрозділів, але у них більш широкі повноваження:

  1. Вони виконують роль, повністю відповідає їх назві: представляють інтереси юридичної особи незалежно від того, де він знаходиться.
  2. Філії як окремі відокремлені частини фірми, що володіють всіма функціями, так і головний офіс.

Подібні підрозділи не вважаються самостійними компаніями, але у них є право діяти у відповідності з окремими положеннями, що у них є власне майно та орган управління. А основне − перетворити їх можна буде тільки після того, як будуть внесені зміни в установчі документи юридичної особи.

Якщо відкрито підрозділ, то його не вважають філією або окремим представництвом, воно просто знаходиться в компетенції керівника і для нього не потрібно переробляти статут. Також цього підрозділу не потрібно відкривати окремий розрахунковий рахунок, призначати керівника. Бухгалтерський облік також може вестися централізовано. Після відкриття достатньо зареєструвати відокремлений підрозділ (як це зробити, розглянемо пізніше) в інспекції ФНС і можна далі працювати.

Що потрібно знати перед реєстрацією?

Перед тим як прийняти рішення про реєстрацію відокремленого підрозділу, потрібно знати, як правильно пройти весь процес. Орієнтуватися керівник обов'язково повинен ст. 11 ПК, де можна дізнатися про всі вимоги, які стосуються питання, як зареєструвати відокремлений підрозділ.

Функціонувати за законом воно має право, тільки якщо виконати низку вимог:

  • в установчу документацію обов'язково слід внести відомості про те, що ОП пройшло реєстрацію;
  • власники компанії повинні в обов'язковому порядку затверджувати Положення, в якому буде міститися вся необхідна інформація про нюанси роботи представництва;
  • потрібно призначити керівника та оформити на нього доручення, що дає йому можливість виконувати різного роду дії з управління підрозділом;
  • керівник компанії видає внутрішню документацію, а її основне призначення − це визначення правил і особливостей роботи філії.

Тепер зрозуміло, як зареєструвати відокремлений підрозділ ТОВ. Тільки керівництво приймає рішення, буде сформований окремий філія зі своєю адресою або тільки окреме представництво. Філія зі своєю адресою виконує всі функції основного підприємства і представляє його у відповідності зі ст. 55 ЦК. А ось представництво відрізняється відособленістю територіально від основного офісу. Його головне призначення − це подання і повний захист інтересів компанії.

Навіщо потрібні окремі представництва?

Навіщо потрібно реєструвати відокремлений підрозділ і як це зробити? А зумовлене таке відкриття кількома причинами. Найчастіше це потрібно зробити в таких ситуаціях:

  • фірма планує розширити сферу діяльності, щоб охопити більшу кількість споживачів;
  • проводиться агресивна політика компанії, у результаті чого просто необхідно охопити більшу територію;
  • вибираються регіони, де найбільш вигідно здійснювати діяльність;
  • є гостра необхідність повного задоволення попиту споживачів у конкретному регіоні;
  • переслідується мета просування бренду в різних містах країни;
  • зниження ризику банкрутства.

Перш ніж дізнатися, як зареєструвати відокремлений підрозділ у податковій інспекції, потрібно пам'ятати, що процес проходить тільки з урахуванням усіх положень у законі РФ. Якщо йде присвоєння індивідуального адреси і робота буде проводитися протягом 30 днів або більшого періоду, то в цьому разі реєстрація в податковій обов'язкове. Це вимога прописано в ст. 23 НК.

Поетапний процес реєстрації

Перед тим як зареєструвати в податковій відокремлений підрозділ та в інших інстанціях, керівник повинен прийняти відповідне рішення, а після вже на підставі нього відкривається представництво або філіал. Покроково реєстрація проходить так:

  1. Збираються всі засновники компанії, де приймається рішення, чи потрібно відкривати додатковий філія.
  2. Після прийняття остаточного рішення оформляється відповідний протокол зборів.
  3. Випускається наказ керівника основного підприємства.
  4. Вибирається форма реєстрації, адже це може бути підрозділ або окремий філія.
  5. Визначається місце для його функціонування, яке повинно бути обладнано всім необхідним для повноцінної роботи.
  6. Після того як підрозділ відпрацює місяць, потрібно повідомити про це в ФНС, використовуючи спеціальну форму З-09-3-1. Обов'язково потрібно вибрати відділення податкової служби за місцем локалізації філії.
  7. Обов'язково потрібно поставити підрозділ на облік у ФСС і ПФ, але тільки в тому випадку, якщо у філії буде свій окремий розрахунковий рахунок в банку. Також це необхідно зробити, якщо є наймані працівники, за яких потрібно буде перераховувати кошти в різні фонди.
  8. Якщо під час роботи планується змінити назву підрозділу або його адресу, то про це обов'язково повинні бути проінформовані співробітники ФНС.

Якщо розібратися у всіх нюансах питання, яким чином, в які строки потрібно зареєструвати відокремлений підрозділ, то процес буде нескладним. Обов'язково потрібно пройти реєстрацію в податковій інспекції, інакше компанію можуть притягнути до адміністративної відповідальності. А в серйозних випадках доведеться призупинити свою діяльність на невизначений час.

Пакет документів для реєстрації

Перед тим як пройти всі етапи і зареєструвати відокремлений підрозділ в ИФНС, потрібно підготувати пакет документів, який буде включати:

  • паспорт представника компанії;
  • якщо процесом займається довірена особа, то повинна бути правильно оформлена довіреність, засвідчена у нотаріуса;
  • наказ керівництва компанії про те, що відкривається підрозділ;
  • свідоцтво про те, що підрозділ вже поставлено на облік у ФНС;
  • заява на реєстрацію філії.

Цей пакет документів подається в ФНС. Якщо потрібно звернутися до ПФ, то потрібен такий список документів:

  • свідоцтво про те, що фірма перебуває на обліку в ПФ;
  • завірена у нотаріуса копія наказу про відкриття підрозділу;
  • заява, заповнене за спеціальною формою, яку випускає ПФ.

Якщо компанія зареєструвала відокремлений підрозділ у всіх інстанціях, їй ще потрібно пройти реєстрацію в ФСС. Сюди будуть потрібні такі документи:

  • наказ про те, що відкрито підрозділ;
  • установча документація;
  • повідомлення з ПФ, що реєстрація пройдена;
  • свідоцтво про те, що філія поставлений на облік в ФСС.

На підставі наданого пакету документів видається повідомлення, яке підтверджує, що у філії є статус страхувальника.

Форма заяви на реєстрацію підрозділу

Вже зрозуміло, де зареєструвати відокремлений підрозділ, а тепер потрібно розібратися, як правильно заповнити заяву в податкову, щоб все було зроблено в рамках чинного законодавства. Воно оформляється згідно з формою З-09-3-1. Заповнювати її треба так:

  1. ІПН компанії.
  2. КПП головного офісу.
  3. Номер сторінки (0001).
  4. Код податкової, куди подається заява.
  5. Повне найменування юридичної особи - строго так, як зазначено в установчої документації. Якщо виявиться невідповідність, то доведеться все переробляти папери.
  6. Реєстраційний номер платника податків.
  7. Кількість відкритих філій.
  8. Причина подання заяви.
  9. Кількість аркушів в документі.
  10. Кількість сторінок додатків.
  11. Код заявника: якщо це довірену особу, то 4, а якщо керівник, 3.
  12. ПІБ заявника.
  13. ІПН особи, яка подає заяву.
  14. Телефон.
  15. Дата і підпис, печатка, якщо така є.
  16. Реквізити паспорта заявника.

На другій сторінці потрібно вказати всі дані про відкриття підрозділі:

  1. ІПН і КПП основної організації.
  2. Номер сторінки − 0002.
  3. Найменування підрозділу.
  4. Фактична адреса філії.
  5. Дата його створення.
  6. Код діяльності відповідно до КВЕД.
  7. Якщо керівник підрозділу вже призначено, то вказати ПІБ, ІПН і телефон.
  8. Підпис заявника.

Цей лист потрібно заповнювати для кожного окремо відкривається філії.

В які терміни необхідно зареєструвати відокремлений підрозділ?

Тривалість процедури залежить від того, наскільки правильно і послідовно були пройдені всі етапи реєстрації. Термін стандартно не перевищує 30 днів. Розпочати проведення процедури потрібно не пізніше 30 днів з дати початку роботи представництва.

Що робити, якщо філія відкривається в іншому місті?

Часто компанії, щоб збільшити кількість споживачів, що приймають рішення відкрити підрозділ в іншому місті. Як зареєструвати відокремлений підрозділ в іншому місті правильно, щоб все було законно?

Щоб відкрити представництво в іншому місті, потрібно:

  • провести збори засновників, щоб вирішити, чи доцільно відкривати філію, і всі з цим згодні;
  • скласти положення про представництво;
  • у статут внести відомості про новий філії;
  • провести збори, щоб повідомити про зміну статуту всім службовцям;
  • пройти реєстрацію змін до статуту в податковій;
  • призначити нового керівника представництва.

Далі пройти реєстрацію в ПФР і ФСС.

Реєстрація в ip schet ru

Якщо організація займається торгівлею і у неї є касовий апарат, то їй обов'язково потрібно згідно ФЗ № 54 провести реєстрацію касового апарату і для відокремленого підрозділу. Як зареєструвати відокремлений підрозділ ip schet ru?

Порядок реєстрації відбувається у відповідності зі ст. 4.2 ФЗ № 54. Якщо слідувати йому, то є два способи подати заяву:

  1. Подати заяву, оформлену на папері. Його подають в будь-яке відділення податкової інспекції і не обов'язково за місцем розташування філії відкритого.
  2. Оформити особистий кабінет " через офіційний сайт ФНС. Заява подається в електронній формі. Щоб потрапити в особистий кабінет, потрібно спочатку отримати посилену кваліфікований електронний підпис.

Після відкриття кабінету потрібно в нього увійти, заповнити форму заяви, точно вказавши всі дані. Після відправки форми заяви орган його розгляне, можливо, зажадає вказівки додаткових відомостей. Після розгляду орган повідомить про те, що каса відкрита.

Що загрожує за порушення?

Всі власники компанії, відкриваючи окреме відокремлений підрозділ повинні знати, як правильно все зробити. Якщо після закінчення 30 днів після відкриття відокремлений підрозділ не зареєстровано, можуть виписати штраф. Штрафні санкції можуть бути такими:

  • якщо вчасно не подати повідомлення у ФНС, може бути виписаний штраф у розмірі 10 000 руб.;
  • якщо філія працює без попередження ФНС, ПФ і ФСС, може бути виписаний штраф у розмірі 10 % від отриманого за час його роботи доходу, але не менше 40 000 руб.;
  • якщо вчасно не подати повідомлення в ПФ або ФС, то штраф становитиме 5-10 тис. руб.

Обов'язково виявляється винуватець, після чого посадова особа притягують до адміністративної відповідальності, і він сплачує штраф у розмірі 2-3 тис. руб.

Щоб не платити штраф, потрібно всі документи подавати вчасно. Також важливо дізнатися, чи пройшла реєстрація. Як дізнатися, чи зареєстровано відокремлений підрозділ? Звернутися в податкову інспекцію і все особисто уточнити. Також варто дізнатися, коли можна буде отримати повідомлення про те, що підрозділ поставлено на податковий облік.

Підводячи підсумок, можна точно сказати, що, починаючи процес відкриття відокремленого підрозділу, потрібно вивчити всі нюанси та етапи проведення процесу. Для цього потрібно пам'ятати, що повідомлення повинні бути відправлені не тільки в ФПС, але і ФСС і ПФ. Також важливо дотримуватися всі терміни відправки пакету документів, які папери необхідно додати до заяви та які наслідки, якщо раптом будуть виявлені порушення. Якщо правильно пройти весь процес, то підрозділ може офіційно функціонувати і повністю захищати інтереси компанії. Якщо є деякі сумніви або невпевненість у правильності дій, то краще отримати консультацію у компетентного фахівця, щоб уникнути проблем у майбутньому.